Strona główna » O bibliotece » Sprawozdania » 2007/2008
  • A-
  • A
  • A+

Sprawozdanie z pracy Biblioteki DSW w roku akademickim 2007/2008

Opracował dr Stefan Kubów

1. Wstęp

Rok akademicki 2008/2009 przebiegał w bibliotece pod znakiem dość istotnych zmian i przedsięwzięć, a mianowicie:

  • wdrażania nowego systemu komputerowego, z czym wiązało się przejście na najnowszy format opisu zbiorów (MARC 21) oraz na inny system opracowania rzeczowego (KA-BA z dotychczasowego Języka Haseł Przedmiotowych Biblioteki Narodowej),
  • przestawienia całego księgozbioru na porządek alfabetyczny według tytułów (z dotychczasowego według autorów, a faktycznie mieszanego),
  • przeprowadzenia kontroli księgozbioru.

Wszystkie te przedsięwzięcia miały na celu podniesienie jakości pracy biblioteki oraz zapewnienie większego komfortu dla użytkowników.

Do góry

2.    Zbiory

2.1. Gromadzenie

W roku akademickim 2007/2008 po raz pierwszy bibliotece narzucono znacznie zaniżony w porównaniu z poprzednimi latami budżet (170 000 zł wobec planowanych 524 000) bez oglądania się na złożony w wymaganym czasie preliminarz. Poskutkowało to głównie ograniczeniem zakupów zbiorów książkowych.

W rezultacie w okresie sprawozdawczym zakupiono:

3 737 wol. książek o łącznej wartości 127 668, 63 zł
214 wol. czasopism o łącznej wartości 25 089, 42 zł
26 jednostek mediów elektronicznych o łącznej wartości 856, 82 zł

Łącznie więc wydatki na zakup i prenumeratę zbiorów wyniosły 153 613, 87 zł, czyli o ok. 18 % mniej, niż w roku akademickim 2006/2007, gdy na prośbę Kanclerza Szkoły ograniczono wydatki na zbiory o 20 % w stosunku  do przyjętego budżetu i o 34 % mniej niż w roku akademickim 2005/2006.   

Ponadto dzięki darom uzyskano dalszych

1 390 wol. książek o łącznej wartości 34 868, 87 zł
18 wol. czasopism o łącznej wartości 471, 86 zł
12 jednostek mediów elektronicznych
o łącznej wartości 721, 78 zł

Dodać należy, że ok. połowy darów stanowi rekompensatę za odstąpienie przez bibliotekę od naliczania opłat za zwłokę w zwrocie pożyczonych książek. Jeśli zaś chodzi o darczyńców, to największymi okazali się w tym okresie spadkobiercy zmarłej p. dr Marii Antoniewicz oraz p. dr Roma Kwiecińska z Torunia.

Dzięki wymianie międzybibliotecznej zbiory Biblioteki DSW powiększyły się o:

152 wol. książek o łącznej wartości  4 045, 40 zł
37 wol. czasopism o łącznej wartości 1 031, 00 zł

W rezultacie tych wpływów, ale też dokonanej w tym czasie rejestracji ubytków stan liczebny zbiorów własnych biblioteki na dzień 31 sierpnia 2008 r. wynosił:

51 067 wol. książek o łącznej wartości 1 408 837, 57 zł
2 347 wol. czasopism o łącznej wartości 192 150, 01 zł
389 jednostek mediów elektronicznych o łącznej wartości 23 968, 73 zł

Liczbę tę należy uzupełnić o zbiory przekazane Bibliotece DSW w depozyt:

990 wol. książek o łącznej wartości 14 334, 50 zł
148 wol. czasopism o łącznej wartości 1 441, 50 zł

W sumie stan liczebny zbiorów na koniec roku akademickiego 2007/2008 wynosił 54 945 jednostek inwentarzowych o łącznej wartości 1 640 766, 31 zł.

2.2. Opracowanie

Jak już wspomniano we wstępie, w okresie sprawozdawczym wprowadzono w zakresie opracowania zbiorów zasadniczą zmianę. Wdrożono najnowszy format opracowania formalnego dokumentów bibliotecznych, zwany MARC  21 (MAchine Readible Cataloguing [for] 21 Century), będący polską wersją formatu obowiązującego w bibliotekach amerykańskich. Wraz z wyposażeniem systemu PROLIB w tzw. Protokół Z 39/50 umożliwia to kopiowanie do katalogu biblioteki rekordów bibliograficznych powstałych wcześniej w katalogach centralnych NUKAT lub KaRo, a jeśli biblioteka DSWE uzyska status aktywnego uczestnika tych katalogów, wtedy sporządzone tu rekordy będą dostępne dla innych bibliotek.
Wdrożenie nowego formatu wymagało gruntownego przeszkolenia bibliotekarzy, co uczyniła w części firma dostarczająca oprogramowanie, a w części trener z wrocławskiej Biblioteki Uniwersyteckiej, gdzie ten format wykorzystywany jest od kilku lat.

Opracowywanie dokumentów w tym systemie jest wprawdzie bardziej czasochłonne, gdyż wymaga podawania danych do tej pory ignorowanych. Ale rekompensowane jest to przez kopiowanie rekordów z innych bibliotek.
Zmianie uległo też opracowanie rzeczowe zbiorów. Język KA-BA, wzorowany na międzynarodowym języku RAMEAU zaleca się tym, że bliższy jest językowi naturalnemu. Stosowanie go wymaga jednak korzystania wyłącznie z gotowych formuł ustalonych w drodze współpracy bibliotek tworzących katalog NUKAT. System PROLIB umożliwia jednak tworzenie ponadto haseł lokalnych, na użytek konkretnej biblioteki, uwzględniających specyfikę zbiorów oraz terminologię stosowaną przez jej użytkowników.

Przejście na nowy język wiąże się z koniecznością stosowania odsyłaczy od haseł dotychczasowych do nowych (zob. też). Przyjęto tę formułę, żeby nie być zmuszonym do zmiany dotychczasowych ok. 50 000 haseł na nowe. Tym bardziej, że ok. 30 % dotychczasowych haseł zmiany nie wymagało.

2.3. Przechowywanie i konserwacja

Głównym przedsięwzięciem w zakresie przechowywania zbiorów było przeprowadzenie ich kontroli, selekcja oraz przestawienie według porządku tytułów w ramach poszczególnych działów.

Celem kontroli księgozbioru było nie tylko spełnienie przewidzianego prawem wymogu (od roku prawo to okresowo nie obowiązuje, a nowe przepisy są wciąż w trakcie opracowywania), lecz przede wszystkim przygotowanie biblioteki do świadczenia nowej oferty usługowej, polegającej na umożliwieniu czytelnikom zdalnej (internetowej) rezerwacji poszukiwanych materiałów w celu ich wypożyczenia do domu, a także urealnienia zawartości katalogu bibliotecznego.
Kontrola wykazała ubytek w ciągu 5 lat 1409 wol. książek o łącznej wartości  45 864,40 zł, co przy braku instalacji antykradzieżowej oraz funkcjonowaniu biblioteki w trzech oddzielnych pomieszczeniach przez większość poprzedzającego kontrolę okresu, wydaje się wynikiem bardzo dobrym, świadczącym dobrze o użytkownikach. Ubytki te maja charakter tzw. ubytków względnych. Ich „uprawomocnienie nastąpi z końcem bieżąco roku akademickiego, do kiedy pewna ich część może zostać odnaleziona.

W drodze selekcji wyłączono z księgozbioru 62 wol. czasopism, które w opinii profesorów stały się bezużyteczne lub uległy zbyt daleko idącemu zdekompletowaniu. Wyłączono też 434 wol. książek przestarzałych, nie cieszących się poczytnością lub zniszczonych w stopniu uniemożliwiającym ich odrestaurowanie i dalsze użytkowanie.  Wyłączone z księgozbioru biblioteki materiały w części przeznaczono do przekazania bibliotece Wyższej Szkoły Pedagogicznej w Łodzi, pozostałe zaś wykładane są partiami do zabrania przez użytkowników biblioteki. Materiały, które nie wzbudzą ich zainteresowania przeznaczone zostaną na makulaturę.

Wyłączono też 245 wol. podręczników do nauki języków obcych i przekazano do Studium Języków Obcych.

Wreszcie wyłączono z księgozbioru, ale przeznaczono do przechowywania w magazynie budynku przy  ul. Strzegomskiej 55 ok. 50 wol. materiałów posiadanych jako depozyty.

Decyzję o przestawieniu księgozbioru według alfabetycznego porządku tytułów podjęto na podstawie sondażu przeprowadzonego wśród użytkowników biblioteki. Z obserwacji zachowań bywalców biblioteki wynikało bowiem, że mają oni trudności z odróżnieniem książek „autorskich” od prac zbiorowych i antologii, z których te pierwsze szeregowane były według nazwisk, pozostałe zaś wg tytułów. Wyniki sondażu były tak jednoznaczne, że zdecydowano się na operację porównywalna rozmiarami z zeszłoroczną przeprowadzką, gdyż trzeba było wszystkie ksiązki wyjąc z półek, uszeregować na nowo i ponownie postawić na regałach.

Jeśli chodzi o oprawę książek, w ciągu roku objęto nią ok. 300 wol. Biblioteka posiada własną maszynę introligatorską oraz gilotynę. Wystarczy więc zastosowanie gotowych okładek (w cenie ok. 1,20 zł/szt.), a w niektórych przypadkach użyć okładek oryginalnych i dokonać „przeoprawienia”. Pracę tę wykonują sami bibliotekarze.

Nie udało się niestety doprowadzić do zakupu profesjonalnego oznaczenia regałów i znajdujących się na nich zbiorów,  co zmusiło pracowników biblioteki do wykonania szyldów we własnym zakresie. Wykazali się przy tym dużą pomysłowością i gustem, ale jednak jest to rozwiązanie mało skuteczne i prowizoryczne.

Do góry

3. Usługi

3.1. Udostępnianie

Dotychczas posiadany system komputerowy nie dawał możliwości raportowania liczby wydanych w określonym czasie kart bibliotecznych ani liczby wypożyczonych (i zwróconych) woluminów zbiorów. Biblioteka zaś była zbyt skąpa kadrowo, żeby przeznaczać czas pracy bibliotekarzy na ręczne ewidencjonowanie  wypożyczeń czy tez udzielonych informacji.. Nie zdecydowano się też na powszechnie stosowane w bibliotekach tzw. „księgi odwiedzin”, gdyż nie było możliwości upilnowania wpisów ze strony wszystkich odwiedzających, ani ich treści. Poza tym obowiązek wpisu pozbawiałby użytkowników części komfortu w korzystaniu z biblioteki. Polegano więc na wyrywkowych wyliczeniach i ich ekstrapolacji na całe okresy sprawozdawcze.

Nowy system biblioteczny umożliwia sporządzanie takich raportów, jeśli chodzi o wypożyczanie zbiorów oraz zapisy do biblioteki, dzięki którym użytkownik nabywa prawo do takich wypożyczeń.

Według takiego raportu liczba wydanych (i czynnych) kart bibliotecznych na dzień 31 sierpnia 2008 r. wynosiła  11 462. Ich posiadaczami było:

Osoby prywatne, nie związane z kształceniem akademickim 899
Pracownicy DSW 412
Słuchacze DSW 9 248
Słuchacze innych uczelni
903

W okresie od wdrożenia systemu PROLIB, czyli od początku kwietnia 2008 r.  51 078 wypożyczeń.

Z tego:

Słuchacze DSW wypożyczyli
39 832 wol.
Pracownicy DSW wypożyczyli 3 633 wol.
Słuchacze innych uczelni 
3 554 wol.
Osoby prywatne
4 019 wol.

Wziąwszy pod uwagę, że nowy system funkcjonował w ciągu okresu sprawozdawczego przez ok. 120 dni (okres wakacji, w tym przez 3 tygodnie biblioteka zamknięta z powodu kontroli księgozbioru i jego przestawiania,  codziennie  rejestrowano średnio 500 wypożyczeń i  tyleż zwrotów, co oznacza 1000 operacji dziennie, a więc ok. 120 na godzinę.

Rozciągając te wyliczenia na cały okres sprawozdawczy, można stwierdzić, że w ciągu roku akademickiego 2007/2008 dokonano ok. 150 000 wypożyczeń. Znaczy to, że średnio 1 wol. książki (bo tylko one podlegają wypożyczeniom) przeznaczonej do wypożyczeń (a ich liczbę określić można na ok. 20 – 22 000 wol.), był przedmiotem 7 wypożyczeń rocznie! Świadczy to o wyjątkowej trafności doboru zbiorów w stosunku do potrzeb klienteli biblioteki.   

3.2. Działalność informacyjna i dydaktyczna

Biblioteka prowadzi wszystkie formy działań informacji bibliotecznej, adresowanej do pojedynczych użytkowników (kwerendy ustne i pisemne, pomoc w korzystaniu z biblioteki i jej urządzeń) oraz informacji zbiorowej, głównie w formie szkoleń. Jak już wspomniano, nie prowadzi się jednak ewidencji tych działań.

Duży wysiłek kładziony jest na informację, której celem jest promocja biblioteki. Służy temu wznawiany i aktualizowanie regularnie folder, podawanie i uaktualnianie informacji o bibliotece na portalach specjalistycznych i ogólnych, a przede wszystkim dbałość o wartość informacyjną i aktualność własnej strony domowej. Efektem tych zabiegów jest wskazywanie strony www.biblioteka.dswe.pl w szkołach bibliotekarskich jako wzorcowej, co wynika ze statystyki wejść na tę stronę, głównie z Warszawy, Łodzi, Katowic i – co dziwić nie powinno – głównie z Wrocławia.

Szczególnym wydarzeniem o charakterze promocyjnym było przyjęcie przez Bibliotekę DSW roli gospodarza regionalnych obchodów Tygodnia Bibliotek w maju 2008 r. Był to wyraz uznania dla Uczelni, która wybudowała nowoczesny gmach biblioteki, ale przede wszystkim okazja do pokazania go bibliotekarzom całego regionu oraz lokalnym politykom.

Jak co roku, biblioteka włączyła się do szkoleń słuchaczy pierwszych lat studiów, a ostatnio także dla słuchaczy Uniwersytetu Trzeciego Wieku. Wykłady poza biblioteką nie spełniają jednak należycie tej funkcji. Konieczne są zajęcia praktyczne na terenie biblioteki z użyciem katalogów skomputeryzowanych oraz zapoznanie z topografią księgozbioru.

Do góry

4. Działalność naukowa

Biblioteka Dolnośląskiej Szkoły Wyższej stara się wypełniać swoją misję biblioteki akademickiej  poprzez aktywność naukową.  Efektem tych starań jest fakt, że w bibliotece pracuje troje bibliotekarzy dyplomowanych, a liczba publikacji naukowych sięga co roku 10 pozycji. W okresie sprawozdawczym najbardziej znaczące osiągnięcia w tej mierze to trzy rozdziały w podręczniku Finanse w bibliotece (Warszawa : Dashofer, 2008), rozdział w podręczniku Zarządzanie kadrami w bibliotece (Warszawa : Wydawnictwo SBP, 2008) oraz kilka artykułów w pracach zbiorowych i czasopismach bibliotekarskich.

Innym wymiarem aktywności naukowej jest czynny udział pracowników biblioteki w konferencjach naukowych, co również skutkuje publikacjami. Szczególne wrażenie czy fakt, że na znaczących konferencjach pracownicy Biblioteki DSW występują z dwoma lub nawet trzema referatami, czym nie mogą się poszczycić największe biblioteki naukowe w kraju.

Aktywność naukowa pracowników biblioteki owocowała także tym, że chętnie zatrudniani są oni jako wykładowcy i trenerzy na szkoleniach dla bibliotekarzy, m.in. na terenie Wrocławia, w Łodzi, Poznaniu, Katowicach i w Chorzowie.

Do góry

5. Sprawy kadrowe

Stan zatrudnienia w Bibliotece DSW od 2003 r. pozostaje bez zmian, mimo rosnącej liczby słuchaczy i tym samym użytkowników. W okresie sprawozdawczym okresowo biblioteka pracowała w niepełnej obsadzie na skutek konieczności korzystania z długotrwałego zwolnienia lekarskiego jednej z pracownic. Dopiero na okres wakacji zatrudniono w jej miejsce dwoje studentów w niepełnym wymiarze czasu pracy i ten stan jest kontynuowany.

Godnym podkreślenia jest fakt, że pracownicy biblioteki samorzutnie zgłaszają się na różne szkolenia, które mogą być przydatne w ich pracy zawodowej, niejednokrotnie pokrywając koszty dojazdu i uczestnictwa we własnym zakresie. Otrzymywali jednak na ten czas dni wolne jako formę poparcia dla ich zaangażowania.

Nie przyniosły rezultatu starania na zatrudnienie w bibliotece w niepełnym wymiarze czasu pracy sekretarki. W rezultacie bibliotekarze sami prowadzą archiwum, rejestrują korespondencję i przygotowują ją do wysyłki, zamawiają znaczki pocztowe i materiały biurowe, a ta funkcję gońców.

Do góry

6. Lokal i wyposażenie

Mimo dużych nadziei na całkowite wyposażenie biblioteki w przewidziany architekturą sprzęt, biblioteka wzbogaciła się o jedno nowe stanowisko komputerowe, przeznaczone do korzystania przez użytkowników z Internetu. Ponadto wymieniono na nowy jeden zużyty komputer na stanowisku pracy bibliotekarza.

W rezultacie użytkownicy biblioteki mieli do dyspozycji 3 stanowiska katalogowe (na docelowych 10) i jedno stanowisko internetowe (na docelowych 12). Podjęta samorzutnie przez pracowników biblioteki próba wywarcia zdecydowanego nacisku na władze uczelni w formie ankiety na temat optymalnej liczby komputerów zakończyła się skarceniem za to dyrektora biblioteki. Tzn. pouczeniem, żeby nie podejmować podobnych działań w przyszłości.

Natomiast powiodły się starania o zainstalowanie w bibliotece urządzenia antykradzieżowego. Przeprowadzono przetarg i wyłoniono jego zwycięzcę. Jednak do tej pory w ślad za tym poszło jedynie zakupienie 5000 szt. pasków magnetycznych (na potrzebą liczbę ok. 60 000), natomiast bramek do tej pory nie zakupiono, co czyni ten dokonany zakup bezcelowym.

Natomiast niezależnie od planowanych zamierzeń biblioteka wzbogaciła się o nowoczesny aparat kserograficzny z możliwością skanowania tekstów i obrazów. Dotychczasowy bowiem uległ zużyciu w takim stopniu, że jego naprawa okazała się nieopłacalna.

Do góry